Kuidas ettevõte saab krüptomakseid vastu võtta?

Krüptomaksete vastuvõtmine ettevõttes eeldab enamat kui krüptorahakoti aadressi või QR-koodi lisamist kassasse. Läbi tuleb mõelda makselahendus, hinnastamine eurodes, raamatupidamine, tehingutõendite säilitamine ja riskide maandamine.

Selles praktilises juhendis vaatame samm-sammult, kuidas ettevõte saab krüptomakseid vastu võtta ning millised otsused tuleb enne esimese makse vastuvõtmist teha.

1. Vali sobiv makselahendus

Krüptomakseid saab vastu võtta mitmel viisil. Sobiv lahendus sõltub sellest, kas makseid võetakse vastu füüsilises müügikohas, veebipoes või arve alusel.

Ettevõtte enda krüptorahakott

Klient kannab krüptovara otse ettevõtte rahakoti aadressile või kasutab QR-koodi. See on lihtne lahendus üksikute maksete jaoks, kuid ettevõte peab ise kontrollima makse laekumist, fikseerima tehingu väärtuse eurodes ning säilitama tehinguandmed.

Krüptomaksete makseteenus

Makseteenus võib koostada kliendile maksekorralduse, jälgida tehingu kinnitamist ja siduda makse tellimuse või arvega. Mõni teenus võimaldab laekunud krüptovara automaatselt eurodeks või stabiilseks krüptovaraks vahetada.

Veebipoe makseliides

Veebipoes saab krüptomakse ühendada näiteks WooCommerce’i pistikprogrammi või API kaudu. Enne lahenduse valimist tuleb kontrollida teenustasusid, toetatud krüptovarasid, arvestusdokumentide olemasolu ja seda, kelle kontrolli all on ettevõtte vara.

Kõige lihtsam lahendus ei pruugi olla kõige sobivam. Valikul tuleb arvestada maksete arvu, summasid, kasutuskohta, raamatupidamist ja ettevõtte riskitaluvust.

2. Seo makselahendus kodulehega

Makselahendus tuleb siduda ettevõtte müügiprotsessiga nii, et iga laekumine oleks seostatav konkreetse tellimuse, arve või müügitehinguga.

Veebipoes saab kasutada makseteenuse pistikprogrammi või API-liidest. Süsteem peaks kuvama kliendile tasumisele kuuluva summa, looma maksekorralduse ning märkima tellimuse pärast makse kinnitamist tasutuks.

Füüsilises müügikohas võib kasutada makseteenuse rakendust või QR-koodi. Püsiva rahakotiaadressi asemel on turvalisem koostada iga tehingu jaoks eraldi maksepäring, kus on määratud summa ja kasutatav krüptovara.

Arve alusel maksmisel tuleb kliendile esitada eurodes arve ning lisada maksmiseks vajalik krüptovara summa, rahakotiaadress, võrk ja maksetähtaeg.

Enne kasutuselevõttu tee väikese summaga proovimakse ning kontrolli kogu protsessi alates kliendi maksest kuni tellimuse, tehingutõendi ja raamatupidamiskandeni.

3. Arvesta raamatupidamisega

Krüptomaksega tasutud müük tuleb raamatupidamises kajastada eurodes samamoodi nagu muu müügitehing. Selleks tuleb fikseerida tehingu hetkel saadud krüptovara väärtus eurodes ja säilitada kasutatud kursi allikas.

Iga makse kohta tuleks säilitada vähemalt:

• arve või tellimuse number;
• makse kuupäev ja kellaaeg;
• saadud krüptovara liik ja kogus;
• tehingu väärtus eurodes;
• kasutatud kurss ja kursi allikas;
• rahakotiaadress ning plokiahela tehingutunnus;
• makse- ja võrgutasud.

Samuti tuleb ettevõttel otsustada, kas saadud krüptovara vahetatakse kohe eurodeks või hoitakse ettevõtte varana. Mõlemal juhul peab raamatupidamises olema võimalik jälgida vara liikumist alates kliendi maksest kuni selle vahetamise või kasutamiseni.

Arvestuspõhimõtted tasub enne krüptomaksete vastuvõtmist raamatupidajaga kokku leppida ja ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas kirjeldada.

4. Hinda riske

Enne krüptomaksete vastuvõtmist tuleb määrata peamised riskid ja kokku leppida, kuidas ettevõte neid maandab.

Kursirisk – krüptovara väärtus võib pärast makse laekumist kiiresti muutuda. Ettevõte peab otsustama, kas laekumine vahetatakse kohe eurodeks või hoitakse krüptovarana.

Tehingurisk – vale rahakotiaadressi, krüptovara või võrgu kasutamisel ei pruugi makset olla võimalik tagasi saada. Makseandmed tuleb enne tehingu kinnitamist üle kontrollida.

Rahakoti turvarisk – privaatvõtmete või taastefraasi kaotamine võib tähendada ligipääsu kaotamist ettevõtte varale. Ligipääsuõigused, varukoopiad ja suuremate summade hoidmine peavad olema ettevõttes selgelt korraldatud.

Kliendi ja tehingu risk – ebatavalise suuruse, päritolu või ülesehitusega makse võib vajada täiendavat kontrolli. Ettevõttel peaks olema kirjas, millal makse vastu võetakse, millal küsitakse lisateavet ja millal tehingust loobutakse.

Dokumenteerimisrisk – kui makset ei saa siduda arve, tellimuse ja tehingutõendiga, võivad tekkida küsimused raamatupidajal, audiitoril või pangal.

Lihtne riskipõhimõte aitab töötajal otsustada, kuidas tavapärase ja ebatavalise makse korral tegutseda. Reeglid peaksid olema proportsionaalsed ettevõtte tegevuse, maksete mahu ja summadega.

5. Koosta ettevõttesisene tööprotsess

Enne esimese krüptomakse vastuvõtmist pane kirja lihtne tegevusjuhend. Nii ei sõltu makse korrektne töötlemine ainult ühe inimese teadmistest.

Juhendis peaks olema määratud:

• milliseid krüptovarasid ja võrke ettevõte aktsepteerib;
• kuidas arvutatakse tasumisele kuuluv summa ja kui kaua kurss kehtib;
• mitu plokiahela kinnitust on enne makse lõplikuks lugemist vaja;
• kes kontrollib laekumist ja kinnitab tellimuse tasutuks;
• kellel on juurdepääs ettevõtte rahakotile;
• kuidas tehakse tagasimakseid;
• kuidas säilitatakse tehingutõendid ja edastatakse andmed raamatupidajale;
• millal peetakse makset ebatavaliseks ja küsitakse kliendilt lisateavet.

Üksikute väikeste maksete puhul võib piisata lühikesest juhendist ja ettevõtte enda rahakotist. Regulaarsete või suuremate maksete korral tasub kasutada automatiseeritud makselahendust, kindlaid ligipääsureegleid ja põhjalikumat dokumenteerimist.

Hästi kirjeldatud protsess vähendab eksimusi ning aitab vajaduse korral selgitada ettevõtte tegevust raamatupidajale, audiitorile või pangale.

Kas see sobib sinu ettevõttele?

Krüptomaksete vastuvõtmine võib sobida ettevõttele, kelle kliendid seda makseviisi soovivad ning kes on valmis korraldama rahakoti turvalisuse, raamatupidamise ja tehingute dokumenteerimise.

Enne tehnilise lahenduse valimist tasub hinnata eeldatavat maksete arvu, summasid, klientide asukohta ja seda, kas saadud krüptovara hoitakse või vahetatakse eurodeks.

👉 Kontrolli 2 minutiga, kas krüptomaksed sobivad sinu ettevõttele

Järgmine samm

Tehnilise makselahenduse saab sageli kiiresti tööle, kuid ettevõtte jaoks on sama oluline paika panna maksete vastuvõtmise reeglid, vastutajad ja vajalik dokumentatsioon.

Kui soovid krüptomakseid kasutada järjepidevalt, peaks ettevõttel olema vähemalt:

• krüptomaksete protsessikirjeldus;
• lihtne riski hindamise põhimõte;
• juhend tavapäraste ja ebatavaliste maksete käsitlemiseks;
• rahakoti kasutamise ja ligipääsu reeglid;
• raamatupidajale edastatavate andmete loetelu.

AML/KYC Light raamistik aitab need põhimõtted ettevõtte jaoks praktiliselt kirja panna. Tegemist ei ole krüptovarateenuse osutamise ega juriidilise, maksu- või raamatupidamisnõustamisega.

👉 Vaata, kuidas AML/KYC Light raamistik aitab selle loogika lihtsalt ja praktiliselt üles ehitada